Introducción
Las filas forman los registros, y contienen toda la información, por ejemplo, de un cliente, de un libro, etc.
Aparecerá una ventana en el que se deberá escribir el nombre que se desea dar a la base de datos y la unidad de disco y la carpeta donde se desea guardar. Al pulsar Crear aparece una nueva ventana (Ventana de la Base de Datos) vacía mostrando el nombre dado a la base de datos en la barra de títulos. En la parte izquierda de esta ventana aparecen diferentes botones que representan los diferentes objetos (Tablas, Formularios, etc...) que forman parte de una base de datos.
En el interior de la ventana aparecen distintas opciones para realizar diferentes operaciones con cada uno de los objetos previamente seleccionados. Estas opciones coinciden con tres botones que se encuentran en la parte superior izquierda de esta ventana. Las posibilidades son las siguientes:
Numérico, moneda y Autonumérico: Se pueden usar las siguientes comparaciones: =, >, <, >=, <=.
Fecha: Hay que indicar la fecha en el formato definido en el Panel de Control de Windows
Son, también, filas para expresar criterios. Cuando se desea establecer una consulta mediante condiciones de dos o más campos, si las condiciones están en la misma fila de criterio, se debe cumplir cada condición en cada campo (condición Y condición Y condición...). Si están en diferente fila es suficiente que se cumpla una de las condiciones (condición O condición O condición...).
Selecciona ahora la segunda columna y añade el campo PrecioUnidad. En la fila de orden selecciona descendente.
Las consultas son objetos al igual que las tablas así que tienen unas ciertas propiedades que comparte.
Las consultas de acción, a diferencia de las consultas de selección que hemos visto hasta ahora, modifican la estructura de una tabla ya sea creando una tabla nueva, añadiendo o eliminando registros de esta o actualizando los registros ya existentes.
• Operadores: Elemento que relaciona varias partes de una expresión, como la multiplicación o la suma.
• Funciones: Access dispone de un número de funciones predeterminadas aunque también pueden ser definidas por el usuario.
• # Almohadilla: Hace referencia a fechas
• “ “ Comillas: Hace referencia a texto
*: Multiplicación
/: División
Total:([Productos]![PrecioVenta]*[DetallesVentas]![Cantidad])-
([DetallesVentas]![Cantidad]*[DetallesVentas]![Descuento]*[Productos]![PrecioVenta])
<: Menor que
<=: Menor o igual que
>: Mayor que
=>: Mayor o igual que
=: Igual que
<>: Distinto que
Estos caracteres se denominan comodín y son los siguientes:
*: Sustituye una cadena completa de caracteres
¿: Sustituye un carácter individual
[ ]: Sustituye cualquier carácter individual entre corchetes
!: Sustituye cualquier carácter individual que no este entre corchetes
-: Sustituye caracteres que se encuentren entre un rango
#: Sustituye un carácter numérico individual
Asistente para formularios: Permite diseñar formularios con un formato estándar de una forma rápida, ya que realizan automáticamente todo el trabajo básico. Access irá planteando cuestiones y con los datos que proporciona el usuario, se irá creando el formulario.
Una Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. Podemos también realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes? ¿Qué clientes compran un determinado artículo? ¿Cuál es la ganancia total del mes? etc. Microsoft Access es una aplicación que nos permite gestionar este tipo base de datos relaciónales. Ejemplos típicos de bases de datos son la información referente a los clientes de una empresa, los libros de una biblioteca, los socios de un club, etc. Access permite crear, modificar y consultar bases de datos de manera rápida y eficiente.
Arranque de Access
La forma más rápida de arrancar Access es hacer un doble clic sobre el acceso directo de Microsoft Access que se encuentra en el escritorio de Windows. Si no existe un acceso directo seguir la secuencia botón de Inicio/ Programas/ Microsoft Access. Al arrancar, aparece la interfaz de Access, también llamado ventana de aplicación. Figura 1
Figura 1
El sistema de ayuda
Junto con los demás elementos de Access en los que entraremos con detenimiento más adelante, aparece el asistente. El asistente permite acceder en cualquier momento al sistema de ayuda mediante un cuadro de diálogo. En este cuadro de diálogo, además de poder introducir una palabra clave para permitir la búsqueda de cualquier duda, tenemos otro botón llamado opciones en el cual podremos configurar al asistente. Dentro del menú de opciones encontramos dos solapas, una en la que podemos elegir entre una galería de asistentes diferentes y otra en la cual encontramos la configuración de alguno de los parámetros de ayuda.
Utilizar la ayuda
Al sistema de ayuda podemos acceder de diferentes formas.
· Si nuestro asistente está oculto, podremos mostrarlo de nuevo pulsando el icono de ayuda de la barra de herramientas.
· Pulsando la tecla <F1> se activa la ventana de ayuda relacionada con la tarea que se está realizando en ese preciso instante.
· Pulsando el botón de ayuda que se encuentra disponible en muchos de los cuadros de diálogo.
· Desplegando el menú de ayuda y seleccionando la opción Ayuda de Microsoft Access.
La ayuda en el menú
Dentro del menú de ayuda encontramos varias opciones de utilidad:
· ¿Qué es esto?, permite seleccionar cualquier elemento de Access abriéndonos una ventana con ayuda específica.
· Office en el Web nos conecta con la página de Microsoft para ofrecernos todas las novedades de los productos del paquete Office.
· Acerca de Microsoft Office nos da información sobre el producto y sobre nuestro sistema.
La ventana de ayuda
Una vez que hemos accedido a la ventana de ayuda tenemos la posibilidad de utilizar tres herramientas a través de otras tantas solapas.
· Contenido, en la cual accederemos directamente a la biblioteca de la ayuda. En esta ventana aparecen unos libros que funcionan como carpetas de Windows y que iremos abriendo hasta encontrar la información deseada.
· Índice, es una manera más intuitiva de encontrar la información deseada ya que encontramos los temas introduciendo nosotros cierta información.
· Asistente para la ayuda, nos permite realizar una búsqueda a través de una palabra clave.
Una vez que hemos terminado con la explicación de la ayuda, vamos a pasar a los demás elementos que componen la ventana de aplicación.
· Barra de títulos: Aparece remarcada en la parte superior de la pantalla con la leyenda Microsoft Access y el nombre de la tabla o elemento en que se esté trabajando. En ella encontramos los botones de Cerrar, Restaurar o Maximizar y Minimizar.
· Barra de menús: Mediante los cuales se tiene acceso a distintas opciones y comandos que ofrece el programa. Son dinámicos, es decir, cambiaran dependiendo de lo que se esté haciendo en cada momento.
· Barra de herramientas: Esta compuesta de diferentes botones que permiten realizar tareas sin necesidad de acceder a los menús. Para obtener pistas de para qué sirven cada uno de ellos solo hay que posicionarse encima y esperar hasta que nos aparezca un pequeño mensaje con su función.
· Ventana de Access: Permite crear una nueva base de datos en blanco, a través del asistente o abrir una base de datos creada con anterioridad.
· Barra de estado: Esta situada en la parte inferior de la pantalla. Muestra mensajes de las tareas que se están realizando.
Tanto la barra de herramientas como la barra de menús se pueden mover, con esto podemos conseguir cambiar su posición o incluso hacerlas flotantes en la pantalla. Para mover una barra de herramientas basta con pulsar en una pequeña barra vertical que se encuentra al principio de todas las barras de herramientas y arrastrarla hasta la posición deseada para ello el cursor tomara forma de cruz.
Si la barra de herramientas se encuentra flotante, haremos el mismo proceso pero arrastrando de la barra de titulo azul. Estando la barra flotante, tendremos también la posibilidad de redimensionarla. Para redimensionar una barra de herramientas nos situaremos sobre sus bordes y cuando el cursor tome forma de flecha con dos puntas arrastraremos hasta obtener la forma deseada.
Elementos de una base de datos
Las bases de datos en general, y Access en particular, incluyen los elementos que vemos en la Figura 4, también denominados Objetos.
Figura 4
TABLA
Es un objeto que permite el almacenamiento de datos. Tiene un formato de filas y columnas similar al utilizado por las hojas de cálculo.Las filas forman los registros, y contienen toda la información, por ejemplo, de un cliente, de un libro, etc.
Las columnas forman los campos que son cada uno de los tipos de datos que se van a utilizar, por ejemplo, apellido, dirección, título, editorial, etc.
Access permite importar tablas de otros gestores de bases de datos como DBase, Paradox, etc., y de hojas de cálculo como Excel, Lotus, etc.CONSULTA
Es un objeto que selecciona y muestra la información contenida en una o varias tablas, respondiendo a unas determinadas condiciones introducidas por el usuario.FORMULARIO
Es un objeto que muestra la información contenida en una tabla o consulta en la que se personaliza la entrada de datos, su modificación y su visualización.INFORME
Es un objeto similar al formulario aunque su misión es mostrar el resultado por impresora. MACRO Es un objeto que permite ejecutar una secuencia de instrucciones, de forma automática, que, generalmente, se repiten con frecuencia.MODULO
Es un objeto que permite programar en VBA (Visual Basic for Aplications) para realizar operaciones no incluidas en Access.PÁGINA
Es un objeto que facilita la introducción de Access en la Web.Salir
Para abandonar el programa Access, seleccionar del menú Archivo/Salir. Si se ha modificado algún objeto, Access preguntara si se desea guardar los cambios o no. Si solo se ha modificado algún dato, Access no pregunta nada al salir pues almacena dicha información según se va modificando.Creación de la base de datos.
Cuando se desea crear una nueva base de datos, hay que seleccionar la opción del menú Archivo/Nueva base de datos, o pulsar con el ratón sobre el icono:
Aparece el cuadro de dialogo Nueva, seleccionar la ficha General y posteriormente el icono Base de datos en blanco.Aparecerá una ventana en el que se deberá escribir el nombre que se desea dar a la base de datos y la unidad de disco y la carpeta donde se desea guardar. Al pulsar Crear aparece una nueva ventana (Ventana de la Base de Datos) vacía mostrando el nombre dado a la base de datos en la barra de títulos. En la parte izquierda de esta ventana aparecen diferentes botones que representan los diferentes objetos (Tablas, Formularios, etc...) que forman parte de una base de datos.
En el interior de la ventana aparecen distintas opciones para realizar diferentes operaciones con cada uno de los objetos previamente seleccionados. Estas opciones coinciden con tres botones que se encuentran en la parte superior izquierda de esta ventana. Las posibilidades son las siguientes:
• Nuevo: icono que permite crear un nuevo objeto.
• Abrir: Permite ver la información existente dentro de un determinado objeto.
• Diseño: icono que permite modificar el diseño de un objeto.
Creación de tablas.
Las tablas constituyen el objeto principal de las bases de datos. En una tabla se define la estructura donde se almacenaran los datos sobre un determinado tema en la base de datos.
Para crear una tabla pulsar en la pestaña tabla, pulsar el icono Nuevo y la opción Vista diseño.
Nombre del campo
Puede tener hasta 64 caracteres (letras, números, caracteres especiales,...). No están permitidos los caracteres: . ! ¡ ´ [ ]
Conviene que sea un nombre que identifique el contenido del campo (nombre, apellido, titulo, empresa, etc.), no puede haber más de un campo con el mismo nombre.
Tipos de datos.
Al situarse en la segunda columna, al pulsar el botón aparece un menú desplegable que permite elegir entre los diferentes tipos de datos:
TEXTO: Para campos que vayan a contener caracteres alfanuméricos (letras, números y símbolos). Se utiliza para combinaciones de texto y números o para números con los que no se vayan a realizar cálculos, como los números de teléfono. El ancho por defecto es 50, aunque puede tener hasta un máximo de 255.
MEMO: Permite almacenar grandes cantidades de información (hasta 65535 caracteres). No puede usarse para indexar una tabla. Un ejemplo de este tipo de campo seria un campo de sugerencias o comentarios.
NUMÉRICO: Para datos numéricos. Pueden ser enteros o fraccionarios, y tener diferentes longitudes.
FECHA/HORA: Para introducir fechas y horas.
MONEDA: Números enteros o fraccionarios. Permite como máximo 4 decimales.
AUTONUMÉRICO: Dato de tipo numérico que Access incrementa automáticamente cada vez que se introduce un nuevo registro.
SI/NO: Dato que permite representar dos estados (sí o no).
OBJETO OLE: Datos de tipo gráficos, dibujos, mapas de bits, Documentos de Word o Excel etc. Las siglas OLE vienen de Object Linked Embeded (Objeto enlazado o incrustado), es decir, que podemos enlazar un objeto a nuestra base de datos permaneciendo este fuera de ella o bien podemos incrustar el archivo dentro de la misma base de datos.
HIPERVÍNCULO: Permite acceder desde Access a un documento, enlace en la web o cualquier otro objeto.
CONSULTAR ASISTENTE DE BUSQUEDA: Crea un campo a través de un asistente que toma los datos de un campo de otra tabla o de una lista de valores mediante un menú desplegable.
Propiedades de los campos.
Aparecen en la parte inferior de la ventana y varían según el tipo de dato seleccionado, podemos ver cuáles son dichas propiedades.
Tamaño del campo: Disponible solo para datos de texto o numéricos. El de texto puede tener hasta 255 caracteres. El numérico puede ser:
• Byte: Ocupa un byte (entre 0 y 255). Sin decimales.
• Entero: 2 bytes ( entre -32768 y +32767). Sin decimales.
• Entero largo: 4 bytes (+/- 2.147.483.648). Sin decimales.
• Doble: 8 bytes. Con decimales. Generalmente para uso científico.
• Simple: 4 bytes. Con decimales. Generalmente para uso científico.
• Id de replica: 16 bytes. Se utiliza para establecer un identificador único para la replicación.
Formato: Permite cambiar la forma en que se representaran los datos: con decimales, en porcentaje, moneda, fechas largas etc. Vamos a explicar las opciones de formato numérico y de texto que son las menos intuitivas.
Numéricos:
• Moneda: Añade el sufijo Pts y separadores de miles
• Fijo: Sin separadores de miles
• Estándar: Con separadores de miles
• Porcentaje: Multiplica el número por 100 y añade el símbolo de porcentaje
• Científica: Presenta los números con notación científica
Texto:
• @: Muestra un carácter de texto comenzando por la izquierda por cada uno de los símbolos incluidos en la casilla de formato, si incluimos más símbolos que la longitud del dato, rellenara con espacios en blanco.
• &: Lo mismo que el anterior pero si no hay suficientes caracteres no muestra nada.
• <: Cambia todos los caracteres de ese campo a minúsculas.
• >: Cambia todos los caracteres de ese campo a mayúsculas.
Lugares decimales: Solo para números y moneda. Permite modificar el número de decimales que Access asigna por defecto al tipo especificado (hasta 15 decimales).
Mascara de entrada: Cadena de caracteres que se utiliza como plantilla para facilitar la introducción y edición de los datos, evitando errores. Se usa en los campos en que la información sigue un formato determinado, como, por ejemplo, las matriculas de los coches.
Se pueden introducir los siguientes caracteres en la mascara:
0 Dígitos. Obligatorio.
9 Digito o espacio en blanco. Opcional.
L Letras. Obligatorio.
? Letras. Opcional.
A Letras o dígitos. Obligatorio.
a Letras o dígitos. Opcional.
& Cualquier carácter. Obligatorio.
C Cualquier carácter. Opcional.
. : ; - / Separadores de decimal, fecha, hora, miles, etc.
Titulo: Permite incluir un nombre de campo que aparecerá en la presentación de la ventana de datos.
Valor predeterminado: Permite especificar un valor por defecto que será introducido cada vez que se añada un nuevo registro. Se utiliza cuando en un mismo campo se va a repetir un dato continuamente.
Reglas de validación: Condición que se ha de cumplir al introducir el dato. Permite evitar errores. Por ejemplo:
> 0 El número a introducir a de ser mayor que 0
> 01/01/97 La fecha a introducir debe ser posterior al 1 de enero de 1997.
Texto de validación: Permite introducir un texto que aparecerá en la barra de estado al introducir un dato que cumpla las Reglas de validación.
Requerido: Obliga (Si) o no (No) a introducir obligatoriamente un valor en el campo.
Permitir longitud cero: Permite (Si) o no (No) introducir una cadena de texto de longitud cero.
Indexado: Los índices son tablas de uso interno que simulan la ordenación de la tabla a través de un campo clave. Permite optar con o sin duplicados.
Operaciones con tablas.
Situados en el Cuadro de Dialogo de la Ventana Base de Datos, se puede realizar una serie de operaciones con las tablas.
Cambiar nombre
Se puede cambiar el nombre de la tabla mediante la opción de menú Edición/Cambiar nombre.
Exportar
Mediante la opción de menú Archivo/Exportar y seleccionando una de las diferentes opciones de conversión, permite cambiar el formato de la tabla para que sea utilizada por otro gestor de base de datos (Dbase, Paradox, ...), hoja de cálculo (Excel, Lotus,...), procesador de texto, etc.
Importar
Mediante la opción de menú Archivo/Abrir y seleccionando una de las diferentes opciones que se encuentran en el menú emergente inferior, permite llevar a Access un fichero de otra base de datos, hoja de cálculo, etc.
Borrar
Mediante la tecla supr. o con la opción Edición/Eliminar se puede borrar la tabla seleccionada. Pide confirmación.
Mover
Permite mover una tabla de una base de datos a otra o a la misma. Hay que situarse en la tabla que se desea mover y seleccionar Edición/Cortar o pulsar el icono cortar de la barra de herramientas. A continuación, hay que abrir la Base de datos a la que se quiere llevar esta tabla y seleccionar Edición/Pegar o con el icono de la barra de herramientas. Pide que se le indique el nombre de la tabla destino y si lo que se desea pegar es la estructura solamente, la estructura y los datos, o si se desea añadir los datos a otra tabla existente de la base seleccionada.
Copiar
Permite copiar una tabla de una base de datos a otra o a la misma. Los pasos son los mismos que para
Mover, pero con la opción de menú Edición/Copiar o el icono de la barra de herramientas.
Claves e índices.
Clave principal
La clave principal es un campo o campos que identifican a un único registro, como hemos comentado anteriormente.
Un ejemplo de clave principal podría ser la matrícula de un coche o el DNI de una persona con los cuales nos aseguramos que no hay dos coches con la misma matricula ni dos personas con el mismo DNI.
El campo apellido, por ejemplo, no sería un buen campo para clave principal ya que no permitiría incluir dos apellidos iguales. Si se cree que el campo elegido para clave principal puede tener datos iguales en diferentes registros, habrá que crear la clave principal mediante la combinación de dos o más campos.
Es conveniente que todas las bases de datos tengan un campo como clave principal ya que esto acelerará la consulta de las tablas. Conviene que el tamaño del campo usado como clave principal sea lo más pequeño posible para facilitar la búsqueda en la tabla.
Establecer clave principal
Para generar una clave principal hay que situarse en la ventana de Vista Diseño y seleccionar el campo deseado en el selector de filas. Si se desea que la clave principal esté compuesta de dos o más campos, pulsar la tecla Control y, manteniéndola pulsada, seleccionar el otro u otros campos deseados. A continuación seleccionar la opción de menú Edición/ Clave principal o pulsar el botón de la barra de herramientas.
Cuando se crea una clave principal, Access crea automáticamente un índice basado en dicha clave.
Para eliminar la clave basta con pulsar de nuevo el icono de clave principal.
Si se intenta crear una clave principal de una hoja que ya tiene datos utilizando un campo con valores repetidos, al guardarla dará un mensaje de error indicando que no se han guardado los cambios de índices. Lo mismo ocurrirá cuando la clave principal está formada por más de un campo pero existe duplicidad en ambos campos en algún registro.
Índices
Un índice permite que Access ordene la tabla a través de ese campo o campos facilitando la búsqueda de los datos.
Se pueden crear hasta un total de 32 índices para cada tabla. Cinco de ellos pueden ser índices de múltiples campos. En cada Índice múltiple puede haber diez campos diferentes.
Creación de un índice de campo único
En Vista Diseño, seleccionar el campo deseado (haciendo clic con el ratón en el selector de campo), con lo que aparecerán las propiedades de dicho campo en la parte inferior de la ventana. Seleccionar la línea Indexado y pulsar el botón que aparece en la ventana que abre un menú emergente. Aparecerán dos opciones nuevas: Si (Sin duplicado), que no permitirá que haya datos iguales en este campo en diferentes registros, y Si (Con duplicado) que sí lo permitirá. Si es clave principal, como se vio anteriormente, por defecto es Sin Duplicado.
Creación de índices de múltiples campos
En Presentación Diseño, seleccionar la opción de menú Ver/Índices, o pulsar el botón de la barra de herramientas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Escribir en la primera columna (Nombre del índice) el nombre que se desee dar al índice (cualquiera). A continuación situarse en la segunda columna (Nombre del campo) y pulsar el botón que activa el menú emergente. Aparecerán los nombres de los campos. Seleccionar el deseado.
Situarse en el segundo campo de la siguiente fila y volver a repetir la operación con el otro campo deseado, sin rellenar la primera columna (Nombre del índice). Repetir para todos los campos deseados (hasta un máximo de diez). En la columna Orden se puede seleccionar si la presentación de los registros se hará en orden ascendente (a-z, 0-100) o descendente (z-a, 100-0).
Si ya se hubiera creado previamente algún índice, en la ventana de Índices aparecerá la información de dicho índice.
Al situarse en la fila que contiene el nombre del índice, en la parte inferior de la ventana aparecen las propiedades del índice, que se pueden modificar:
• Principal: Define si es o no clave principal (como ya se vio, solo puede haber una).
• Única: Indicará si el índice permite valores duplicados o no.
• Ignorar nulos: Excluirá del índice los registros con valor nulo.
Es conveniente no crear demasiados índices, ya que cada vez que se introduce o modifica un dato de la tabla, se reorganizan los índices.
Eliminar un índice
Si es un índice simple, en Vista de Diseño, hay que situarse en el campo e introducir en Propiedades del Campo, Indexado a No.
Si es múltiple, en la ventana de índices, marcar como bloque las filas del índice y pulsar la tecla Supr. Se puede eliminar todo el índice o solo alguno de los campos que los componen. La clave principal se elimina de igual manera.
Relacionar tablas.
Permite unir dos o más tablas por los campos comunes que hay entre ellas. Las relaciones se emplearán para realizar consultas e informes. Cuando se establecen relaciones se evita la duplicidad o repetición de la información.
Para relacionar es necesario que las tablas tengan un campo en común. Dicho campo debe ser del mismo tipo. Si es numérico, el tamaño del campo debe ser igual, el campo común de la tabla principal debe ser un campo clave principal (sí se exige integridad referencial).
En las relaciones entre tablas, como hemos comentado con anterioridad, existen unas reglas llamadas de Integridad Referencial, que básicamente sirven para asegurar que los datos queden relacionados de manera que no pueda haber un dato en una tabla secundaria que no se corresponda con un dato en la tabla principal, y de que no se borren datos accidentalmente. Las reglas de integridad relacional obligan a que en una tabla secundaria no haya registros que no estén enlazados a la tabla primaria, y no se puede borrar un registro de la primaria si tiene registros enlazados en la secundaria.
Las relaciones entre tablas pueden ser de tres tipos:
Relación uno a uno: En este tipo de relación cada registro de la tabla principal sólo tiene un registro relacionado en la tabla relacionada. Este tipo de relación no se suele utilizar puesto que en lugar de utilizar este tipo de relación sería preferible incluir toda la información en una sola tabla. Un ejemplo de este tipo de relación seria los datos de los empleados. Vamos a imaginar que tenemos una base de datos en la que hay una tabla de empleados a la que tiene acceso toda la compañía. Si bien, es interesante que podamos tener los datos de cualquier empleado de la compañía (nombre, cargo, extensión telefónica), hay otros datos que no deberían ser de ámbito público pero que también necesitamos en nuestra base de datos para uso interno (Dirección, Nº cuenta bancaria, teléfono particular). Para esto crearemos 2 tablas EmpleadosPublico y EmpleadosPrivado, y en cada una de ellas incluiríamos los datos de la misma persona. La relación que existiría entre los registros de estas tablas es de uno a uno ya que cada empleado se corresponde con los datos de sí mismo.
Relación uno a varios: Es la más frecuente. Cada registro de la tabla principal o primaria puede tener más de un registro enlazado (relacionado) en la tabla relacionada o secundaria. Por ejemplo, una tabla principal que contiene el campo Directores y una secundaria que contiene el campo Película, puede haber varias películas que pertenezcan al mismo Director, pero una misma película no puede pertenecer a varios directores.
Relación de varios a varios: Se produce cuando varios registros de la tabla principal tienen varios registros coincidentes en la tabla relacionada y viceversa. Este tipo de relación es el que tendrían los actores con las películas. Varios actores pueden trabajar en una película y varias películas pueden ser protagonizadas por el mismo actor.
Crear relaciones
Para crear una relación seleccionar la opción de menú Herramientas/ Relaciones, o pulsar el botón.
Si no es la primera vez, aparecerán las relaciones existentes, y si no, aparecerá el cuadro de diálogo Agregar tabla.
Si no es la primera vez, aparecerán las relaciones existentes, y si no, aparecerá el cuadro de diálogo Agregar tabla.
Se seleccionarán con el ratón las tablas que se deseen relacionar pulsando cada vez el botón Agregar. Una vez seleccionadas, se pulsará Cerrar, apareciendo el cuadro de diálogo.
En este cuadro, se pueden agregar o eliminar tablas, con las opciones de menú Relaciones/Mostrar o Ocultar tabla.
Para establecer la relación, pulsar con el ratón en el campo de la tabla principal y, sin soltarlo, llevarlo al campo deseado de la secundaria. Aparece un cuadro de diálogo en el que aparecen ambos campos permitiendo cambiar cualquiera de ellos:
Activando la opción Exigir integridad referencial se podrán modificar dos opciones que normalmente no están permitidas:
• Actualizar en cascada los campos relacionados: Actualizará la tabla relacionada si se produce modificación en el campo clave principal de la tabla principal.
• Eliminar en cascada los campos relacionados: Si se elimina un registro de la tabla principal, se eliminarán, avisando previamente, los registros relacionados de la secundaria.
La opción Tipo de combinación permite especificar el tipo de relación deseada. Al pulsar Crear se establece la relación.
Si se hace una doble pulsación sobre la línea que une los campos de las tablas, aparecerá el cuadro de diálogo anterior permitiendo modificar la relación. Si se pulsa una vez sobre dicha línea y se pulsa la tecla supr. Se eliminará la relación (pidiendo confirmación).
Consultas.
Las consultas permiten formular preguntas a Access sobre los datos contenidos en una o varias tablas.
El resultado de la consulta aparecerá reflejado en una tabla llamada hoja de respuesta dinámica.
Cuando se almacena una consulta, no almacena los datos resultado de la consulta sino que almacena "la pregunta” realizada sobre la tabla, de tal forma, si se modifica la tabla, al activar de nuevo la consulta, mostrará el resultado sobre los datos de la tabla actualizada.
Las consultas se clasifican según la función que realizan. Pueden ser de dos tipos, consultas de selección o consultas de acción. Dentro de estas últimas podemos encontrar varios tipos: creación de tablas, datos anexados, actualización y eliminación.
En las consultas se pueden incluir condiciones y criterios de ordenación.
Creación de consultas.
Para poder realizar consultas lo primero que tenemos que hacer es rellenar nuestras tablas con datos ya que si estuvieran vacías la consulta no nos devolvería ningún resultado.
Para poder utilizar correctamente la base de datos y poder realizar los ejercicios, deberíamos tener unos diez registros en cada una de las tablas de la base de datos.
Una vez que tenemos datos en las tablas, iremos a la ventana de base de datos y desde allí
Seleccionaremos la pestaña Consulta, a continuación Nuevo, apareciendo así el cuadro de diálogo
Nueva consulta.
En el cuadro anterior se puede elegir entre crear una consulta de cualquier tipo optando por Vista diseño o bien hacer uso de asistentes para crear unos tipos concretos de consulta. Pulsar Vista diseño.
Cuando aparezca la ventana de mostrar tabla, agregar las tablas o consultas que se desean utilizar en la consulta y pulsar Cerrar. Si posteriormente se desea añadir o quitar tablas de la consulta utilizar el menú Consulta/Mostrar o Quitar tabla. Nuestra primera consulta va a ser una sencilla así que solo añadiremos la tabla de productos.
Ahora tenemos en pantalla la vista de diseño de consulta. Aparte de las barras de herramientas, titulo y estado, tenemos dos elementos fundamentales en pantalla. Los elementos principales de esta ventana se denominan parte de datos y QBE. La parte de datos en donde aparecen las tablas que van a componer nuestra consulta y se encuentra en la parte superior de la pantalla.
La QBE, cuadricula donde se especificarán las opciones de la consulta, se encuentra en la parte inferior de la pantalla.
Los elementos de la cuadricula que utilizaremos para definir consultas son los siguientes:
Campo
Permitirá incluir el campo o campos que se desea que aparezcan en la consulta. Pulsando el botón que abre el menú emergente, aparecerán todos los campos de la tabla, pudiéndose seleccionar con el ratón el que se desee.Si se desea eliminar un campo de la consulta, situar el ratón en dicha columna por encima de la fila
Campo hasta que aparezca una flecha gruesa de color negro apuntando hacia abajo y pulsar el botón izquierdo del ratón, seleccionando así el campo en cuestión. A continuación pulsar la tecla supr. O Edición/Eliminar.
Para insertar un campo en una posición determinada de la tabla de consulta, situarse sobre el nombre del campo de la tabla que está en la parte superior del cuadro de diálogo y pulsar con el botón izquierdo del ratón. Sin soltarlo, posicionarse sobre la tabla inferior en la posición en que se desee insertar el campo y soltar el botón. Esto se puede hacer con varios campos. Seleccionar el primero y, manteniendo pulsada la tecla Control (para campos separados) o Mayús. (Para campos consecutivos) pulsar el botón izquierdo del ratón. Mantenerlo pulsado (soltar la otra tecla) y llevar el cursor a la posición deseada. Se añadirá en el orden en que fueron creados en la tabla.
Tabla
Muestra el nombre de la tabla de la que proceden los campos. Si no aparece inicialmente seguir la secuencia Ver/ Nombres de Tabla. Resulta útil cuando se realizan consultas con varias tablas.
Muestra el nombre de la tabla de la que proceden los campos. Si no aparece inicialmente seguir la secuencia Ver/ Nombres de Tabla. Resulta útil cuando se realizan consultas con varias tablas.
Orden
Permite ordenar de manera Ascendente o Descendente mediante el campo en el que está activada la opción. Si se ordena mediante varios campos tendrá prioridad el campo que está más a la izquierda de la tabla de consulta.
Permite ordenar de manera Ascendente o Descendente mediante el campo en el que está activada la opción. Si se ordena mediante varios campos tendrá prioridad el campo que está más a la izquierda de la tabla de consulta.
Mostrar
Por defecto está activado. Permite no visualizar un campo que se ha añadido a la consulta para determinar una condición pero que luego no se desea visualizar.Criterios
Permite determinar los criterios que deben cumplir los registros para que se muestren en la consulta.No se hace distinción entre mayúsculas y minúsculas.
Se escribe la condición en la columna del campo mediante el cual se desea establecer la consulta.
Según el tipo de dato, se pueden establecer una serie de condiciones:
Carácter: No es necesario poner el texto entre comillas ("). Permite utilizar comparaciones (<, >) y comodines (*, ?).
Numérico, moneda y Autonumérico: Se pueden usar las siguientes comparaciones: =, >, <, >=, <=.
Fecha: Hay que indicar la fecha en el formato definido en el Panel de Control de Windows
(Normalmente DD/MM/AA.
Sí/No: Se debe escribir Sí, Activado, Verdadero si se desea obtener registros con valor Si, o escribir
No, Desactivado, Falso en caso contrario.
La consulta sobre un campo puede ser simple o múltiple. Para condiciones múltiples existen los operadores O e Y. Para negar la condición existe el operador NEGADO.
Fila O y siguientes
Son, también, filas para expresar criterios. Cuando se desea establecer una consulta mediante condiciones de dos o más campos, si las condiciones están en la misma fila de criterio, se debe cumplir cada condición en cada campo (condición Y condición Y condición...). Si están en diferente fila es suficiente que se cumpla una de las condiciones (condición O condición O condición...).
Para realizar nuestra consulta añadiremos alguno de los datos de la tabla productos.Selecciona el campo NombreProducto en el apartado de campo de la primera columna de la QBE.
Selecciona ahora la segunda columna y añade el campo PrecioUnidad. En la fila de orden selecciona descendente.
Una vez añadidos los campos deseados y establecidos los criterios de la consulta, ésta se llevará a cabo mediante la opción de menú Consulta/Ejecutar o pulsando el botón de ejecutar consulta de la barra de herramientas, que es el que tiene un signo de admiración de color rojo.
Las consultas son objetos al igual que las tablas así que tienen unas ciertas propiedades que comparte.
Las consultas se guardan, se copian, se abren, se cierran y se eliminan del mismo modo que lo haría cualquier tabla.
A pesar de que ya hemos conseguido extraer datos de una tabla sin tener que representar una tabla entera, todavía no hemos utilizado una herramienta fundamental que es lo que realmente le da potencia a las consultas: Los criterios.
En la misma consulta que hemos realizado ahora, volveremos a su vista de diseño, y una vez allí en la fila de criterio de la columna de precio, añadiremos: >100.
Con esto lo que conseguimos es restringir la búsqueda y que solo nos aparezcan los precio mayores a la cantidad que se añade en el criterio.
Si una vez realizada la consulta nos queremos deshacer de ese criterio lo que tenemos que hacer es eliminarlo de la QBE.
Ya estamos consiguiendo hacer una búsqueda mas restringida, pero para restringir mas la búsqueda lo que hay que hacer es añadir mas criterios.
Vamos a eliminar el criterio que utilizamos para buscar los precios mayores de 100 y en la columna de NombreProducto vamos a añadir el nombre de uno de nuestros productos en la fila Y, y el nombre de otro de nuestros productos en la fila O. Tienen que aparecer en la consulta los dos productos que hemos escrito en los criterios. Si volvemos a la vista de diseño veremos que los productos están entre comillas, esto se debe a que así es la manera correcta de escribirlos aunque Access reconociera la anterior.
Lo que hemos estado haciendo hasta ahora se puede realizar en varios campos, teniendo en cuenta que:
El operador O amplia los criterios de nuestra consulta ya que la hace más flexible.
El operador Y restringe los resultados ya que para que aparezca un registro se deben cumplir todos y cada uno de los criterios Y. Estos criterios son los que se añaden en la fila de criterios.
El operador Negado también limita nuestra búsqueda ya que excluye algún elemento como criterio. Lamanera de utilizarlo es igual que en el ejemplo anterior que buscamos dos productos y pusimos susnombres entre comillas, pero con la palabra negado antes del nombre.
Consulta con varias tablas
El procedimiento es el mismo que para una tabla, pero en Mostrar tabla, se agrega más de una. Es conveniente que las tablas estén relacionadas.
Si ambas tablas tienen algún nombre de campo con el mismo nombre, y alguno de estos campos van a ser usados en la consulta, para poder saber a que tabla pertenece, pulsar la opción de menú
Ver/Nombres de tabla. El cuadro de diálogo que aparecerá, después de haber seleccionado alguno de los campos.
En nuestro caso vamos a crear un a consulta con cuatro tablas. Las tablas a seleccionar son
Proveedores, Productos, Pedidos y Detalles de Pedidos. Una vez que tengamos las cuatro tablas incluidas en la pantalla agregaremos a la consulta los campos: NombreProveedor, NombreProducto, PrecioCompra y Descuento.
Hay que tener en cuenta que el resultado de la consulta no son todos los proveedores, seguidos de todos los productos etc.
Lo que nos ofrece esta consulta son todos los proveedores con todos los productos que nos ha vendido cada uno de ellos, y esto puede hacerse gracias a que las tablas están relacionadas a través de Pedidos y Detalles de Pedidos.
Guardar la consulta como Productos por Proveedor.
Tipos de consultas.
Consultas de selección
Es el tipo de consulta más común. Este tipo de consulta extrae los datos de un o más tablas y los muestra en una hoja de datos pudiendo estos ser modificados desde la misma hoja.
Consultas de parámetros
Es un tipo de consulta que cada vez que se ejecuta, Access nos abre un cuadro de dialogo donde nos pregunta los criterios de la misma consulta. De este modo creamos una consulta más dinámica ya que los criterios se pueden modificar al ser ejecutada la consulta sin necesidad de cambiar su estructura en vista de diseño. Se usan para consultas similares en las que se cambia frecuentemente el criterio.
Consultas de referencias cruzadas
Lo que muestra este tipo de consultas son agrupación de valores resumidos. Como su propio nombre indica lo que hace es cruzar dos referencias (Una en filas y otra en columnas) y en ese cruce se obtiene un valor que puede ser una suma, un promedio. Realizaremos un ejercicio al final del tema.
Consultas de acción
Las consultas de acción, a diferencia de las consultas de selección que hemos visto hasta ahora, modifican la estructura de una tabla ya sea creando una tabla nueva, añadiendo o eliminando registros de esta o actualizando los registros ya existentes.
Consulta de creación de tablas
Permiten guardar el resultado de la consulta en una nueva tabla en la que aparecerán solamente los campos y registros deseados según los criterios establecidos en la consulta. Se utiliza para realizar copias de seguridad o para almacenar registros antiguos de alguna tabla existente. En realidad esto es bastante lógico ya que cuando hacemos cualquier consulta lo que aparece es una tabla con datos, aunque estos son temporales. Lo único que ocurre en este tipo de consulta es que tenemos la opción de guardar esa tabla generada.
Utilizaremos nuestra práctica anterior para aprender a manejar las consultas de creación de tablas. Abriremos la consulta Productos por Proveedor en vista de diseño.
Una vez abierta, en la barra de herramientas se encuentra el icono tipo de consulta. Este icono que se encuentra justo a la izquierda del icono de ejecutar, tiene una pequeña flecha que despliega un menú con todos los diferentes tipos de consulta. Seleccionaremos la consulta de creación de tabla. Cuando seleccionemos esta opción, se nos preguntara cuál va a ser el nombre de la nueva tabla que se va a crear y si queremos crearla en la base de datos activa o en una externa. Nosotros seleccionaremos la base de datos activa y la daremos el nombre que creamos conveniente. Ahora lo único que nos queda es ejecutar la consulta.
Si volvemos a nuestra ventana de base de datos, en ella debe aparecer una nueva tabla con los datos que hubieran aparecido en la consulta. Al guardar la consulta también nos aparecerá un objeto nuevo en la pestaña de consultas. Si nos fijamos en el icono que tiene esta consulta nos daremos cuenta que tiene un signo de admiración, esto quiere decir que se trata de una consulta de acción y que cada vez que se ejecute modificara datos en una tabla.
Consulta de eliminación
Permite eliminar aquellos registros de una tabla que cumplan unas determinadas condiciones. Suelen usarse para borrar registros que ya no son necesarios o que se han pasado a otra tabla.
Para realizar una práctica sobre el tema, vamos a utilizar nuestra tabla recién creada. Abriremos una nueva consulta en vista de diseño y añadiremos la tabla que hemos creado en el ejercicio anterior.
Vamos a borrar uno de los clientes que tengamos en la tabla. Lo primero que hay que hacer es seleccionar el tipo de consulta desde la barra de herramientas. Obtenemos este mismo menú si pulsamos con el botón derecho sobre la parte de datos de la vista de diseño de consulta.
Una vez seleccionada el tipo de consulta, añadiremos el campo de nombre que es donde vamos a incluir el criterio para eliminar los registros. Como criterio introduciremos el nombre de una de las empresas que hay en nuestra tabla y ejecutaremos la consulta. Se nos advertirá que se van a eliminar un cierto numero de filas lo cual aceptaremos. Solo hemos tenido que incluir el campo de nombre porque en una base de datos no se pueden borrar datos sueltos, cuando se eliminan datos, se elimina todo el registro que los contiene. Guardar la consulta.
Consulta de datos anexados
Permite añadir a una tabla existente un conjunto de registros de otra tabla. Los registros añadidos serán los que cumplan los criterios establecidos en la consulta (por ejemplo, cuando se desea añadir a una tabla de históricos los registros que ya han cumplido una condición de fecha, pago, etc.).
Vamos a seguir utilizando una de las consultas creadas para nuestro ejercicio. Abriremos la consulta Producto por proveedor en vista de diseño. Utilizaremos esta consulta para volver a añadir los datos que habíamos eliminado con la consulta de eliminación. Escogeremos consulta de datos anexados en el menú de tipo de consulta. Cuando se nos pregunte dónde queremos anexar los datos, seleccionaremos la base de datos activa y la tabla que creamos en el ejercicio de consulta de creación de tabla. Como no queremos añadir todos los registros de la tabla, en la fila de criterios, añadiremos el nombre de la compañía que en el otro ejercicio eliminamos
Guardaremos la consulta y la ejecutaremos. Volverá a aparecer un mensaje de aviso en el cual se nos advierte de que se van a pegar un cierto número de filas a una tabla, aceptaremos. Cuando abramos la tabla, veremos que las filas con los criterios que habíamos seleccionado se han añadido de nuevo a la tabla. Guardar la consulta.
Consulta de actualización
Permite cambiar el contenido de uno o más campos. Se usa para actualizar varios campos que cumplen una determinada condición con la modificación que se desee (por ejemplo, incrementar el precio de los productos en un porcentaje determinado).
Para esta consulta vamos a volver a utilizar la tabla que habíamos creado con la consulta de creación de tabla.
Añadiremos todos los campos de la tabla y del menú de tipo de consulta, seleccionaremos consulta de actualización. En la ventana QBE tiene que aparecer una nueva fila que se llama actualizar a. En esta fila y en el campo de PrecioVenta, añadiremos lo siguiente: [PrecioVenta]*1.16. Esto hará que el precio de los productos de esta tabla se incrementen en un 16%. Guardar la consulta.
Expresiones.
Las expresiones son una combinación de elementos que nos sirven para aumentar la funcionalidad de los objetos de Access y en particular de las consultas. Como ya vimos con anterioridad, creamos una expresión para calcular un total en una consulta, ahora vamos a entrar un poco mas en profundidad en este tipo de elementos. Aparte de para consultas, las expresiones se utilizan para crear mascaras de entrada, valores predeterminados y reglas de validación para las tablas.
Las expresiones pueden estar formadas por varios elementos:
• Constantes: Valores fijos.
• Literales: Valores de tipo texto, numero o fecha.• Operadores: Elemento que relaciona varias partes de una expresión, como la multiplicación o la suma.
• Funciones: Access dispone de un número de funciones predeterminadas aunque también pueden ser definidas por el usuario.
Conceptos básicos
Las expresiones tienen su propia terminología. Cada elemento es representado de una manera determinada:
• # Almohadilla: Hace referencia a fechas
• “ “ Comillas: Hace referencia a texto
Operadores Aritméticos
Los operadores mas usados son los aritméticos, suma, resta, multiplicación y división.
+: Suma
-: Resta*: Multiplicación
/: División
La manera de utilizar un operador de este tipo la vimos cuando creamos el campo calculado de total en el cual situamos como operandos los diferentes campos de la tabla y como operadores el signo de multiplicación y resta.
Total:([Productos]![PrecioVenta]*[DetallesVentas]![Cantidad])-
([DetallesVentas]![Cantidad]*[DetallesVentas]![Descuento]*[Productos]![PrecioVenta])
Lógicos
Los operadores lógicos son básicamente un método de incorporar las condiciones Y, O y Negado, que utilizábamos en las consultas, en expresiones.
Nos devuelven valores verdadero o falso dependiendo de si se cumplen todos las proposiciones en el caso del operador Y, cualquiera de ellas en el caso de O, o ninguna de ellas en el caso de Negado.
Comparación
Establecen una comparación entre dos operandos. Al igual que el anterior nos devuelve un valor de verdadero o falso. Los operadores de comparación son los siguientes:
<: Menor que
<=: Menor o igual que
>: Mayor que
=>: Mayor o igual que
=: Igual que
<>: Distinto que
Como
El operador como se utiliza para comparar cadenas de texto. Realiza la misma función que la que utilizábamos al realizar criterios por nombre en las consultas. Cuando incluíamos un nombre como criterio solo nos aparecían los registros en los que aparecía ese nombre.
El operador como nos permite añadir una serie de caracteres para flexibilizar esa búsqueda.
Estos caracteres se denominan comodín y son los siguientes:
*: Sustituye una cadena completa de caracteres
¿: Sustituye un carácter individual
[ ]: Sustituye cualquier carácter individual entre corchetes
!: Sustituye cualquier carácter individual que no este entre corchetes
-: Sustituye caracteres que se encuentren entre un rango
#: Sustituye un carácter numérico individual
Así de manera teórica suena todo bastante confuso así que vamos a poner unos cuantos ejemplos.
Vamos a suponer que estamos realizando una consulta y que yo quiero restringir mi búsqueda de una manera muy precisa.
Si en la fila de criterio escribiera lo siguiente:
Ejemplo Resultado
Como “Mari*” Maria, Mario, Marinero, Mariachi
Como “Mari?” Maria, Mario, Marie, Maris
Como “M[ie]ria” Miria, Meria
Como “M[!ie]ria” Maria, Moria, Muria
Como “Mari[a-d]” Maria, Marib, Maric, Marid
Como “1#3” 103, 113, 123
De esta forma conseguimos realizar una búsqueda mucho más específica.
El generador de expresiones
Aunque tenemos la posibilidad de escribir todas estas expresiones directamente, Access nos proporciona una herramienta denominada el generador de expresiones. En todos los sitios donde podemos incluir expresiones nos tiene que aparecer un icono con tres puntos suspensivos o un botón en la barra de herramientas que nos dé acceso al generador de expresiones.
En el generador de expresiones encontramos una ventana en la cual podemos escribir directamente las expresiones de una manera más cómoda o bien podemos utilizar cualquiera de los elementos que tenemos en la ventana para incluir operadores y operandos a nuestras expresiones.
La manera de proceder con el generador es ir escogiendo los operandos de las carpetas que tenemos en la parte izquierda donde se encuentran todos los objetos de la base de datos, seleccionarlos y utilizar la opción de pegar que se encuentra en el mismo generador. De esta forma no solo conseguimos que el añadir elementos sea más rápido sino que también evitamos errores de escritura.
Formularios.
Los formularios permiten ver los datos de una tabla, modificarlos e imprimirlos de una forma personalizada.
Están construidos a través de botones, cuadros de texto y otros elementos que se utilizan comúnmente en el entorno Windows.
Hay tres formas de crear los formularios:
Asistente para formularios: Permite diseñar formularios con un formato estándar de una forma rápida, ya que realizan automáticamente todo el trabajo básico. Access irá planteando cuestiones y con los datos que proporciona el usuario, se irá creando el formulario.
Autoformularios: Elaboran un formulario sencillo predefinido por Access sin pedir ninguna información al usuario. Vista diseño: Permite crear formularios sin ayuda de asistente. Se parte de cero y solo se recomienda su uso en el caso de que los asistentes no satisfagan los requerimientos del usuario.
Informes.
Los informes permiten mostrar los datos de una tabla o tablas relacionadas de forma más conveniente y personalizada cuando se desea imprimir. También podemos realizar informes sobre consultas.
Tanto en su estructura como en su funcionamiento son prácticamente idénticos a los formularios, aunque a través de informes no podemos modificar datos, solo presentarlos.
Hay varias formas de crear los informes:
Asistente para informes: Permite diseñar informes con un formato estándar de una forma rápida, ya que realizan automáticamente todo el trabajo básico. Access irá planteando cuestiones y con los datos que proporciona el usuario, se irá creando el informe.
Autoinformes: Elaboran un informe sencillo predefinido por Access sin pedir ninguna información al usuario.
Vista diseño: Permite crear informes sin ayuda de asistente. Se parte de cero y solo se recomienda su uso en el caso de que los asistentes no satisfagan los requerimientos del usuario.
